Vertriebssteuerung und Vertriebscontrolling optimieren
Vertrieb bedeutet Zahlen, Daten, Fakten. Wenige Funktionen im Unternehmen sind so zahlengetrieben wie der Vertrieb. Vertriebscontrolling ist weitestgehend etabliert. Oft genug ist es von Controllern aufgesetzt und selten von Vertrieblern. Bei allem Verständnis für das Streben nach Transparenz und Messbarkeit, der Nutzen für den Anwender, also dem Vertriebsmitarbeiter, bleibt zentrales Anliegen. Ohne einen direkten Nutzen in der Unterstützung des Vertriebsprozesses bleibt das Datengerüst lückenhaft und unsicher. An dieser Stelle reagieren Organisationen gern mit Druck und Verordnung, um die Bedürfnisse der Vertriebssteuerung zu befriedigen.
Vertriebscontrolling ist die Balance zwischen
Blindflug und Zahlenfriedhof
Was ist also die Alternative? Wie schaffen wir die Balance zwischen Blindflug und Zahlenfriedhof? Beginnen wir systematisch: Zunächst sind die Daten wichtig, die erforderlich sind, um den Kunden und die Verkaufschance durch den Prozess zu steuern. Das sind die grundlegenden Informationen über Firmen und Personen. Dann folgt die Vertriebschance. Wenn Sie eine effektive Vertriebssteuerung aufsetzen wollen, dann brauchen Sie hier zunächst nur die Daten und Informationen, die den operativen Prozess auch unterstützen. Ein gutes Vertriebscontrolling setzt an dieser Stelle an, um die Performance im Prozess zu messen und transparent zu machen. Es geht immer darum Entscheidungen vorzubereiten, rein beschreibende Daten werden auf ein Minimum reduziert.
So entstehen am Ende Daten, die auch der Vertriebsmitarbeiter zur Selbststeuerung und für seine Entscheidungen einsetzen kann. Moderne CRM-Systeme gehen von eben diesem Gedanken aus. Sie unterstützen primär den Vertrieb und leiten daraus Dashboards für die Vertriebssteuerung ab. Reines erfassen von Zahlen für das Vertriebscontrolling ist passé. Sie gehen inzwischen sogar weiter, sprechen Empfehlungen aus und geben mit Hilfe von KI aktiv Impulse in den operativen Vertriebsprozess. So übernehmen Sie Funktionen der Vertriebssteuerung.
Die Messung und Erhebung der Daten erfolgt also prozessbegleitend und unterstützend, die Steuerungsinformationen sind sozusagen Abfallprodukt. So entsteht ein dezidiertes Prozessmonitoring, dass über alle Stufen des Prozesses für Transparenz sorgt und den Einstieg in ein effizientes Vertriebscontrolling ermöglicht. Über die Prozessteuerung hinaus verfolgt das Vertriebscontrolling übergeordnete und strategische Ziele. Eine weitere Anreicherung mit übergeordneten Daten ist somit wichtig. Diese Daten werden oft im Prozess erhoben. Sie sind zusätzlicher Erfassungsaufwand. Es kommt jetzt darauf an, die übergeordneten KPI so definieren, dass sie auf der einen Seite die Bedürfnisse der Vertriebssteuerung bedienen, andererseits den Prozess flüssig halten. Da hilft es sehr, die gewonnenen Erkenntnisse mit den Vertriebsmitarbeitern zu teilen und zu überlegen, wie ihnen diese Daten helfen können. Gegenseitiges Verständnis und gute Kompromisse sorgen für einen Mittelweg, So vermeiden Sie Daten für den Selbstzweck. Manchmal fehlen Daten, aber die erhobenen sind dafür gut und zuverlässig.
Hilfreich für eine hohe Akzeptanz ist eine direkte Verknüpfung des Vertriebscontrollings mit dem Vergütungssystem. Wenn die erhobenen Daten aus dem Prozessmonitoring auch Vergütungsrelevant sind, dann ist die Transparenz für alle Seiten nachvollziehbar.
Punktgenaue KPI für Prozesstransparenz sind der
Schlüssel zur Vertriebsteuerung
Gute Vertriebssteuerung beginnt für uns mit einer fundierten Betrachtung des Vertriebsprozesses. Die Definition der KPI sollte dann diesem Prozess folgen und regelmäßig die Frage beantworten: Welche Daten benötigen wir wirklich für das Prozessmonitoring und als Entscheidungsgrundlage im Vertriebsprozess. Die Auslegung des Vertriebscontrolling machen wir regelmäßig in fachübergreifenden Workshops. Dort erheben wir gemeinsam die jeweiligen Bedürfnisse, wägen die Interessen gegeneinander ab und reichern die Diskussion mit Best Practise Lösungen und geeigneten Tools an. Lassen Sie uns darüber diskutieren!
